内容証明書の書き方
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内容証明郵便の作成方法
１．とくに市販の内容証明書の用紙を買う必要はありません。
どのような紙に書いてもいいことになっています。
内容証明書といったらそれ専用のマス目入りの原稿を文房具屋さんで買ってきて、それを使わなければならないと思っている人は多いようです。しかし実際はどんな紙でも使っていいことになっています。
だからと言ってノートの切れ端や、あまりにもみずぼらしい紙に書いて出すのは止めたほうがいいでしょう。内容証明郵便を受取った相手に与える心理的な圧力が弱まってしまいます。
ただし、クーリングオフの期限が目前に迫っているなど、緊急を要する場合は、手元にある紙にさっと書いて至急送付した方がいいでしょう。相手業者がクーリングオフに素直に応じるかどうかは別として、とりあえずは、「いつ出したのか」という証拠だけは残ります。
ご自分で内容証明書を書かれる場合は、できれば市販の赤いマス目の入った専用の用紙（３枚複写）に書かれる方が見栄えがいいです。またワープロでプリントアウトされるのもいいでしょう。
内容証明書は、郵便局へ持ち込む際に、同文のものが３部必要です。コピーでもいいし、プリントアウト、カーボン、なんでもOKです。
１枚は相手方に送付し、１枚は郵便局で保管し、もう１枚を差出人に証明の判を押して返してくれます。
２．一枚あたりの文字数には決まりがあります。
普通の手紙と違って、１枚あたりに書ける文字数には決まりがあります。
内容証明書は縦書きが一般的です。
縦書きの場合、
１行につき２０字以内、１枚につき２６行以内という決まりがあります。（郵便規則）
横書きの場合は、
①１行につき２０字以内、１枚につき２６行以内、
②１行につき１３字以内、１枚につき４０行以内、
③１行につき２６字以内、１枚につき２０行以内、
のいずれかで書いて下さい。
この決まりは必ず守るようにしてください。
”以内”ですので、１行につき１０文字、一枚につき２０行でも、もちろんいいです。
ちなみに句読点や括弧は１字として数えられるので注意が必要です。
３．日本文以外の内容証明書は認められません。
英文やその他の外国語の文章で内容証明書を書くことは出来ません。
但し、「ＮＥＣ」など英字でも会社名や人名、商品名として普通に使われている固有名詞であれば記載できます。
「㎏ ％」などの単位などを表す記号も使えます。
４．郵送料など
内容証明郵便を出す時には、郵送料は通常の郵便料金と同じ（定型２５グラムまで８０円）ですが、受取人に差し出す書面が１枚のときは、内容証明料として４２０円、書留料金４２０円、配達証明料として３００円がかかります。
したがって、１枚の内容証明書を郵送する場合の費用の総額は、１２２０円になります。
受取人に出す書面が１枚を超える場合には、２枚目からの内容証明料は１枚ごとに２５０円増しになります。
速達にしたい場合は、別途速達料金がかかります。
５．配達証明を付けなければ意味がありません。
配達証明料の３００円は、配達証明が要らないのであればかかりません。しかし、配達証明は必ずつけるべきです。郵便局の窓口へ差し出すときは、「配達証明つきでお願いします。」と頼みましょう。
配達証明をつけてもらわないと、大事な通知を内容証明郵便にした意味がなくなってしまいます。と言うのは、せっかく、いつどんな手紙を出したかという証拠を残しておいても、相手方にちゃんと届いたのか、届いたとすればいつ届いたのかがわかりません。
きちんと配達証明をつけておくと、１週間前後経った頃に差出人のもとへ郵便局から「○月○日に配達したことを証明します。」といった事が書かれたハガキが届きます。これがあれば、内容証明郵便がいつ相手に送付されたかの証拠になります。
６．どこの郵便局からでも出せるわけではありません。
内容証明郵便を取り扱う郵便局は、郵便物の集配を取り扱う比較的大きな郵便局だけです。（例外：地方郵政局長が特に指定した無集配郵便局でも取り扱います。）
内容証明書を郵便局へ持ち込む時は、封筒と内容証明郵便にしようとする書面３通（同文のもの）と、郵便料金を持っていきます。
封筒の表側には本文に書かれている通りに相手方の住所氏名を書き、裏側には本文に書かれている通りの差出人の住所氏名を書きます。封は、しないで、郵便局に持っていきます
本文中に記入ミスがあったときに備えて、訂正印として印鑑を持って行ってください。（印鑑は三文判で十分です。）
７．本文中の差出人氏名の下に印鑑は必ず押さなければならないか？
法律上、これは必ずしも必要ではありません。
別に差出人の名前の下にわざわざ印鑑を押さなくても有効なのです。しかし、たいていは、差出人の名前の下には印鑑は押してあるものです。押印はあった方が望ましいでしょう。
内容証明書に書かれていることは、いずれも重要な意思表示であり、押印することで確かに本人の意思であるということを明確に示すという意味があります。
出来上がった書面の見栄えも、違ってきます。印鑑は三文判で十分です。
印鑑が必ず必要な場合もあります。それは内容証明書の本文が２枚以上にわたるときの契印（割印）です。
８．訂正、修正があった場合の直し方。
・訂正したい場合
訂正したい文字が判読できるように線を引き、余白に訂正した文言を書きます。そして該当ページの上欄に「３字訂正」のように、あるいは「３字削除」「７字加入」のように書いて印を押します。
・削除したい場合
削除したい文字が判読できるように線を引き、該当ページの上欄に「３字削除」のように書いて、印を押します。
・文字を挿入したい場合
余白に新たに加える文言を記入し、挿入箇所に「＜」でくくります。該当ページの上欄に「５字加入」のように書いて、印を押します。
「３字削除」「７字加入」のように複数上欄に書く場合は、一カ所の印の横に並べて書いてください。
９．本文が２枚以上ある場合の割印（契印）の仕方。
本文が複数枚のにわたるときは、内容証明をホチキスなどで留め、一枚づつめくりながら、留めた方向の箇所に２枚の用紙にまたぐように押印します。認印でもOKですが、差出人の名前の下に押した印鑑と同じものを使いましょう。
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内容証明郵便を使ったことによる弊害も考える
実際に抱えているトラブルを解決する手段として内容証明書を利用したのに、余計問題がこじれたり、新たなトラブルが発生することもあります。
１．こちら側になんらかの落ち度があるとき（とくに売掛金について）
売掛金を支払ってもらえないといって、すぐに内容証明書を送る前に、こちら側に何らかの弱みがないか、検討してみましょう。「なぜ払ってもらえないのか？」を考える必要があります。売り渡した商品に欠陥や不良品がなかったでしょうか？売掛金はすでに時効が完成していないでしょうか？このような場合は、うかつに内容証明書を出すべきではありません。
相手が怒って弁護士に頼んでおもわぬ反撃を仕掛けたり、こちらの弱みをわざわざ気付かせたりする危険性があります。
その場合、こちら側もある程度譲歩して、あくまでも話し合いで解決すべきでしょう。
２．相手に誠意がみられるとき
向こうからわざわざ連絡してくれて、「遅れてでも必ず返済しますので、もうちょっと待ってください。月々３万ずつならなんとか払います。」などと言っている相手に、わざわざ内容証明書を送りつけるのは、得策とは言えないでしょう。せっかく、どうにかして払おうという気になっいる相手方の気分を害し、支払ってもらえなくなってしまいます。
ただし、相手が口先だけで全く約束を守らないで、のらりくらりと逃げるようになったときは、内容証明書でガツンと請求するべきだと思います。
３．これから先も親しくお付き合いしなければならない人
トラブル解決の手段として内容証明書を送るという行為は、ある意味「紛争状態」に突入すると言っても過言ではありません。
受け取った方は、かなり嫌な気分になることは間違いありません。
隣近所の人、職場の人、あるいは親戚など、トラブルを解決した後も親しくお付き合いしたいという人には、内容証明書を送りつけるべきではありません。粘り強く話し合いで解決するべきでしょう。
ただし、身近な人であっても今後仲良くしようとも思わないし、顔も見たくもないし、別に紛争状態になっても構わないという場合は別です。
４．相手が倒産しそうなとき（とくに売掛金の請求について）
売掛金の請求をしようとする相手企業の経営状態には注意が必要です。
もし、相手企業が倒産しそうなときに内容証明書で「借金を払え」「売掛金を払え」などとやると、相手は慌てて財産を隠したり、夜逃げしたりするきっかけを与えることになりかねません。
このような場合は、内容証明書を送るよりも、いきなり相手の財産に仮差押えをかけて、財産を勝手に処分したり、隠したりすることが出来ないようにするのが得策です。
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